Aplikasi Teknologi Informasi Untuk Pengolahan Bahan Pustaka

Oleh: Dwi Novita E. ( Pustakawan UM )
e-mail/facebook: http://www.facebook.com/dwinov * http://dwinovit4.blogspot.com

Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, 
mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas Negeri Malang
 tanggal 9-10 Mei 2009

PENDAHULUAN

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dewasa ini, perpustakaan juga telah mengalami perkembangan yang sedemikian pesatnya. Perkembangan perpustakaan dalam beberapa dasawarsa ini telah banyak dipengaruhi oleh perkembangan keberadaan teknologi informasi. Sebagai salah satu lembaga yang berperan dalam pengumpulan, pengolahan dan pendistribusian informasi mau tidak mau harus berhadapan dengan apa yang dinamakan teknologi informasi ini. Tanpa adanya sentuhan teknologi informasi, perpustakaan dianggap sebagai sebuah instutisi yang ketinggalan jaman, kuno dan tidak berkembang.

Teknologi informasi di perpustakaan sering dijadikan sebagai tolak ukur kemajuan dan modernisasi dari sebuah perpustakaan.. Jika perpustakaan ingin mengimplementasikan teknologi informasi dalam layanan dan aktifitasnya maka perlu direncanakan secara matang untuk mengantisipasi agar tidak ada kesia-siaan dalam perencanaan dan pengembangan yang berakibat pula pada pemborosan waktu, tenaga, pikiran dan keuangan, karena hal tersebut memerlukan dana yang tidak sedikit.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan dalam rangka penerapan teknologi infromasi pada perpustakaan, antara lain:

a.   Dukungan kebijaksaan pimpinan (manajement policy)
Untuk dapat mencapai keberhasilan komputerisasi perpustakaan yang maksimal langkah pertama yang harus dilakukan adalah mendapatkan dukungan kebijakan dari pimpinan, bisa kepala perpustakaan maupun atasan langsung yang lain.
Dukungan ini sangat diperlukan karena tanpa dukungan kebijakan maka komputerisasi perpustakaan akan sulit untuk dilaksanakan. Karena banyak hal yang perlu persetujuan dari pihak pimpinan, baik itu keperluan peralatan, keuangan dan software yang akan digunakan.

b.   Dana
Penyediaan dana merupakan suatu keharusan bila ingin melakukan komputerisasi perpustakaan. Adanya kebijakan saja tidak cukup tapi harus didukung dengan ketersediaan dana. Hal ini wajar karena suatu program tidak mungkin bisa berjalan bila tidak didukung oleh dana, karena dalam melakukan komputerisasi perpustakaan banyak peralatan yang dibutuhkan baik hardware maupun software. Setelah implementasi dan masa garansi sudah selesai maka hendaknya juga mulai dianggarkan dana untuk pemeliharaan baik untuk pemeliharaan software maupun hardware.

c.   Studi banding

                        Studi banding dilakukan dengan tujuan untuk melihat perpustakaan yang sudah melakukan komputerisasi sehingga kita mendapatkan gambaran yang jelas tentang komputerisasi perpustakaan.   Pengetahuan yang diperoleh dari studi banding dapat digunakan sebagai referensi untuk melaksanakan komputerisasi perpustakaan. Studi banding bisa dilakukan di perpustakaan terdekat sudah melakukan komputerisasi perpustakaan. Semakin banyak di kunjunginya perpustakaan yang telah melakukan komputerisasi maka semakin banyak pula hal yang diketahui karena biasanya masing-masing perpustakaan mempunyai ciri khas sendiri-sendiri.

d.   Penentuan ruang lingkup kegiatan

Sebelum melakukan kegiatan komputerisasi perpustakaan, hendaknya telah dipilih atau ditentukan kegiatan-kegiatan apa saja yang nantinya akan menggunakan teknologi komputer. Penentuan kegiatan ini perlu dilakukan agar komputerisasi yang akan dilakukan dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan target yang diharapkan. Dengan penentuan kegiatan ini maka akan membantu perpustakaan unutk mengalokasikan dana pengadaan peralatan maupun pengadaan software.

e.   Pemilihan software

Sebagaimana diketahui bahwa sekarang telah banyak software perpustakaan yang ditawarkan di pasaran yang masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangan. Sebelum melakukan komputerisasi, perpustakaan harus dapat memilih suatu software yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan perpustakaan.

f.    Pemilihan hardware

Hardware komputer merupakan salah satu komponen penting dalam melakukan komputerisasi perpustakaan. Untuk itu pemilihan hardware harus disesuaikan dengan kebutuhannya, dan yang terpenting adalah spesifikasi komputer yang diperlukan hendaknya spesifikasi yang mutakhir. Dipilihnya yang mutakhir karena agar tidak mengalami kesulitan komponen bila terjadi kerusakan atau penggantian dan penambahan peralatan.

PERANGKAT UNTUK PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN

Untuk pengelolaan perpustakaan berbasis teknologi informasi dibutuhkan beberapa perangkat, antara lain:

1.Komputer
Komputer diperlukan untuk menerima dan mengolah data menjadi informasi yang dapat diakses secara cepat dan tepat. Perangkat komputer ini akan digunakan untuk menyimpan data koleksi buku, data anggota perpustakaan, dan OPAC (Online Public Accses Catalogue). Dengan OPAC, para pelanggan perpustakaan bisa mencari informasi koleksi buku yang mereka butuhkan tanpa harus mencari secara langsung ke rak buku. Komputer itu juga bisa dikoneksikan ke internet.

2.Internet
Salah satu manfaat internet dalam pengelolaan perpustakaan adalah sebagai piranti untuk mengakses informasi multimedia dari internet, serta sebagai sarana telekomunikasi dan pendistribusian informasi. Koneksi internet juga bisa dimanfaatkan untuk membuat homepage perpustakaan, yang bisa digunakan untuk menyebarluaskan katalog dan informasi kegiatan yang dilakukan di perpustakaan maupun koleksi-koleksi yang dimiliki perpustakaan.

3.Software
Untuk mempermudah penyajian informasi, diperlukan software khusus untuk mendukung pelayanan perpustakaan. Ada beberapa jenis software yang umum digunakan di perpustakaan berbasis IT baik yang berbasis offline maupun online (open source), di antaranya Athenaeum Light dan Freelib.

a.)AthenaeumLight
Kata Athenaeum diambil dari bahasa Yunani, yang artinya perpustakaan  atau reading room. Nama ini digunakan oleh Sumware Consulting NZ untuk nama produk perangkat lunak 'gratisan' yang mereka buat. Atheaneum Light 8.5.vi merupakan versi modifikasi dari Athenaeum Light 6.0. yang telah melalui proses konversi menggunakan Filemaker 8.5 dengan kemampuan lebih baik, robust serta mampu mengelola data hingga 8 Tera byte. Athenaeum Light 8.5 ini hanya dapat bekerja pada OS Windows XP dan 2000 service pack 4, dengan processor minimal Pentium 3 atau lebih tinggi.
Software ini dapat membantu para pustakawan dalam pengelolaan perpustakaan, mulai dari proses katalog, input daftar anggota, OPAC, peminjaman, pengembalian, informasi, serta klasifikasi koleksi buku. Pengelola perpustakaan pun tak perlu lagi repot membuat barcode, karena secara otomatis, barcode akan muncul saat pengklasifikasian.

b.)Freelib
Freelib merupakan singkatan dari Freedom Library yang diambil dari nama Perpustakaan Freedom, yang pertama kali menerapkan aplikasi software ini. Sampai saat ini, Freelib sudah menginjak versi 3.0.2 untuk aplikasi katalog, manajemen versi 1.0.2 sedangkan untuk Linux versi 0.0.4. Spesifikasi hardware yang direkomendasikan minimal pentium 3, 600 Mhz dengan memori 64 Mb. Untuk versi Linux, spesifikasi hardware yang dianjurkan lebih tinggi, minimal pentium 4 dengan memori minimal 128Mb
Selain Athenaeum Light dan Freelib, masih ada banyak software lain seperti CDS/ISIS, Open Biblio, IBRA, LIBRA, SIMPEL, Chyprus, dan lain lain. Rata rata program itu merupakan open source dan dibuat secara khusus untuk perpustakaan.

MIGRASI DATA

Migrasi data adalah sebuah proses konversi data yang telah diolah oleh satu program komputer atau perangkat lunak komputer kepada program komputer lainnya. Data dalam sebuah program komputer dibentuk atas satuan kecil yang dikodekan dalam sebuah sistem bahasa komputer. Sistem bahasa itulah yang akan membedakan bagaimana sebuah program komputer mengkodekan data yang yang diolahnya untuk membedakan satu program komputer dengan yang lainnya.
             Pada awalnya program komputer lebih banyak digunakan untuk membantu kegiatan administrasi perpustakaan, dan proses migrasi pada kegiatan ini biasanya tidak terlalu bermasalah. Pada perkembangan selanjutnya penggunaan program komputer lebih terkonsentrasi pada bagaimana program komputer dapat mengolah dan menampilkan data koleksi yang akan membantu proses temu-kembali di perpustakaan.

Ada berbagai jenis program komputer yang dapat dipergunakan perpustakaan untuk mengolah datanya. Perpustakaan juga memiliki beberapa jenis data yang dapat diolah untuk mempermudah perkerjaannya, baik secara terintegrasi pada seluruh kegiatannya, maupun secara terpisah pada tiap bidang yang berbeda.
             

PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA

Selama ini kebanyakan pengelolaan administrasi perputakaan yang menyangkut pengadaan, pengolahan bahan pustaka dan sirkulasi serta kegiatan penelusuran masih dikelola dengan cara manual. Sehingga pengelolaannya terkesan komplek, bertele-tele dan kurang efisien. Seiring dengan perkembangan dan kemajuan teknologi informasi maka pengelolaan administrasi perpustakaan dapat dikelola dengan menggunakan teknologi informasi yaitu dengan melakukan kegiatan automasi atau komputerisasi perpustakaan. Kegiatan automasi atau komputerisasi perpustakaan dapat dilakukan mulai dari kegiatan pengadaan, pengolahan, sirkulasi dan penelusuran.

1.)  Pengadaan Bahan Pustaka

Dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka sangat diperlukan data yang benar dan akurat baik judul maupun jumlah eksemplarnya. Pengelolaan administrasi data yang baik sangat diperlukan agar tidak terjadi duplikasi data dan koleksi. Pengelolaan data yang dilakukan secara manual sering menimbulkan duplikasi pengadaan judul yang sama, sehingga jumlah eksemplar buku dengan judul tertentu menjadi terlalu banyak. Untuk itu perlu dilakukan pendataan secara komputerisasi, karena dengan adanya ketersediaan data dalam computer akan memudahkan dalam melakukan pengecekan judul buku yang telah diadakan.

Inventarisasi bahan pustaka

Inventarisasi bahan pustaka merupakan kegiatan pencatatan bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan, baik melalui pembelian maupun hadiah.

Ada beberapa sarana untuk inventarisasi bahan pustaka, antara lain :

a.       Buku induk untuk menginventarisir buku

b.       Kartu majalah untuk menginventarisir majalah dan sejenisnya

c.        Kartu suratkabar untuk menginventarisir suratkabar

a.Inventarisasi Buku.

   Ada beberapa langkah yang harus dilakukan dalam inventarisasi buku yaitu :

-        Pemberian nomor induk pada setiap eksemplar buku. Pemberian nomor induk tersebut harus berurutan dari tahun ke tahun untuk mengetahui jumlah eksemplar buku yang dimiliki perpustakaan.

-        Membubuhkan stempel tanda MILIK PERPUSTAKAAN dan stempel inventarisasi (nomor induk dicantumkan pada stempel inventarisasi). Semua buku yang datanya sudah dimasukkan ke dalam komputer, diberi tanda milik perpustakaan dengan membubuhkan stempel tanda milik dan stempel inventarisasi.

-       Memasukkan semua data buku baik dari pembelian maupun hadiah ke dalam komputer.

b.Inventarisasi Majalah, Jurnal, buletin dan terbitan berkala sejenis

Inventarisasi majalah dilakukan pada kartu majalah. Selain berfungsi sebagai sarana pencatatan penerimaan majalah, kartu majalah juga berfungsi sebagai alat bantu untuk mengetahui kontinuitas penerimaan majalah/jurnal yang dilanggan atau diterima sebagai hadiah. Kartu majalah sebaiknya dibuat dari kertas karton manila berukuran setengah folio dan difile berdasarkan urutan judul majalah. Setiap majalah/jurnal yang sudah diinventarisir dibubuhi stempel tanda milik perpustakaan.

Contoh Kartu Majalah

Judul                   :

Penerbit              :

Alamat                :

Dilanggan pada :

Alamat Agen        :

Kala terbit            :

3. Inventarisasi surat kabar.

Inventarisasi surat kabar dilakukan dengan menggunakan kartu surat kabar. Setelah dimasukkan dalam kartu surat kabar, dibubuhi dengan stempel tanda milik perpustakaan.Kartu surat kabar berfungsi sebagai alat bantu untuk mengetahui kontinuitas penerimaan surat kabar.

Pembuatan Bar Code

Setelah koleksi buku-buku diinventarisasi, proses selanjutnya adalah pembuatan barcode untuk masing-masing koleksi tersebut. Dalam barcode tercantum no register buku, dan pemasangannya biasanya pada halaman judul buku dan bagian buku bagian belakang. Untuk proses pembuatannya bias menggunakan program Note Pad dan program Barcode Anything Label for Windows.

2. Pengolahan Bahan Pustaka

Sebelum bahan pustaka bisa dipergunakan oleh pemakai perpustakaan biasanya diolah terlebih dahulu sehingga bahan pustaka benar-benar siap untuk disajikan. Kegiatan pengolahan bahan pustaka ini kebanyakan masih dilakukan secara manual. Pengolahan bahan pustaka secara manual dilakukan melalui serangkaian kegiatan antara lain penentuan nomor klasifikasi, memasukan data buku dalam komputer, pembuatan katalog buku, kartu peminjaman, pembuatan slip peminjam buku, dan pembuatan label punggung buku. Serangkaian kegiatan ini tentunya membutuhkan waktu dan tenaga. Untuk mempermudahkan pekerjaan ini maka diperlukan komputerisasi dalam melaksanakannya.

Dengan komputerisasi maka sebagian pekerjaan yang secara manual harus dilakukan, tidak perlu dilakukan lagi karena pekerjaan tersebut sudah dapat digantikan atau dilakukan dengan komputer. Dalam komputerisasi pengolahan bahan pustaka, pekerjaan yang paling terpenting adalah input data. Input data harus benar-benar akurat, karena data-data inilah yang nantinya akan dipakai dalam kegiatan sirkulasi dan penelusuran. Dari data yang telah diinputkan ini maka akan diolah oleh komputer untuk berbagai keperluan. Misalnya: kartu katalog buku, label punggung buku, daftar buku, statistic jumlah koleksi, grafik jumlah koleksi, dan sebagainya.

PENUTUP

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penerapan teknologi informasi di perpustakaan antara lain: kebijakan pimpinan, dana, studi banding, penentuan rung lingkup kegiatan, serta pemilihan hardware dan software yang cocok untuk diaplikasikan di perpustakaan.

Meskipun dibutuhkan biaya yang tidak sedikit, tapi aplikasi teknologi informasi tersebut sangat membantu perpustakaan dalam mengelola koleksi yang dimiliki, dalam pelayanan kepada pemakainya, maupun dalam penelusuran informasi secara cepat dan tepat.

Aplikasi teknologi informasi untuk pengolahan bahan pustaka sangat membantu perpustakaan, karena dapat menghemat waktu dan tenaga. Perpustakaan membutuhkan waktu yang lama dalam pengolahan bahan pustaka jika hal itu dilakukan secara manual, akan tetapi dengan menggunakan teknologi informasi sanagt membantu perpustakaan dalam melakukan semua kegiatan dapat dilakukan secara cepat dan tepat dengan hasil yang bisa memuaskan pemakai perpustakaan