Pengembangan Standard Operating Procedures (SOP)

untuk Perpustakaan Perguruan Tinggi

Darmono

(e-mail: Alamat e-mail ini diproteksi dari spambot, silahkan aktifkan Javascript untuk melihatnya ).

Pustakawan Universitas Negeri Malang.

Alamat instansi: UPT Perpustakaan UM – Jl. Surabaya No. 6 Malang.

Abstrak: Untuk mewujudkan tata kelelola perpustakaan yang baik diperlukan adanya pengendalian mutu secara terpadu terhadap semua kualitas perkerjaan di perpustakaan. Untuk itu diperlukan perangkat manual mutu kegiatan perpustakaan. Manual mutu merupakan aktifitas yang terkoordinasi untuk mengarahkan, mengendalikan, dan mengorganisasikan agar mutu atau standard kinerja perpustakaan dapat tercapai. Manual mutu pada dasarnya adalah pernyataan ringkas kebijakan, tujuan, dan proses utama. SOP perpustakaan merupakan bagian dari standar mutu yang dikembangkan oleh perpustakaan. Secara umum penyusunan SOP meliputi empat tahap yaitu: analisis kebutuhan SOP, pengembangan SOP, penerapan SOP, monitoring dan evaluasi. Keempat tahap tersebut dilakukan secara beurutan sehingga dapat menghasilkan SOP yang sesuai dengan kebutuhan lapangan untuk menunjang kelengkapan manajemen mutu terpadu di perpustakaan.

Kata-kata Kunci: standar operasional prosedur, prosedur kerja, standar tata kelola perpustakaan, perpustakaan perguruan tinggi

Dalam rangka memelihara dan meningkatkan mutu perguruan tinggi secara terus menerus, Dirjen Pendidikan Tinggi saat ini membuat kebijakan dasar strategi jangka panjang pengembangan perguruan tinggi (PT). Ada tiga bidang strategi jangka panjang yang telah dicanangkan yaitu: daya saing bangsa, otonomi, dan kesehatan organisasai. Dalam rangka implementasi kebijakan tersebut Dirjen Dikti mengembangkan tiga pilar pengembangan pendidikan tinggi yaitu: tata pamong universitas yang baik (university good governence), mutu dan relevansi, dan perluasan akses (Direktorat pendidikan Tinggi, 2006). Perubahan paradikma ini tentunya membawa banyak konsekuensi bagi perguruan tinggi dalam bidang manajamen.

  Salah satu dari perubahan paradigma yang saat ini sedang ditata oleh perguruan tinggi adalah persiapan PT menjadi Badan Hukum Pendikan (BHP). Dalam hubungan ini peran pemerintah sedikit demi sedikit berubah dari peran provider menjadi fasilitator yang bertugas mengatur dan membimbing dengan berbagai kemudahan tetapi tetap berpegang pada kualita agar perguruan tinggi tumbuh dan berkembangan secara otonom. Untuk itu penerapan organisasi yang modern dalam dunia pendidikan menjadi kebutuhan.

Perpustakaan perguruan tinggi yang merupakan bagian integral dengan pendidikan tinggi tentunya perlu menyesuaikan dengan perkembangan yang terjadi dalam dunia pendidikan tinggi tersebut. Dengan adanya perubahan paradikma tersebut maka perpustakaan perlu ditata kembali untuk disesuaikan dengan perkembangan yang terjadi, baik perkembangn di lingkungan pendidikan maupun perkembangan di luar pendidikan terutama tuntutan dari stake holder, dan perkembangan teknologi informasi yang demikian pesat.

Seiring dengan perubahan paradikma perpustakaan, dalam kegiatan operasionalnya perpustakaan perlu menerapkan tata kelola perpustakaan secara baik. Dalam tata kelola perpustakaan yang baik penerapan mekanisme kontrol terhadap semua kualitas perkerjaan menjadi kebutuhan yang mendasar. Untuk itulah tata kelola perpustakaan yang baik merupakan tuntutan yang perlu dilaksanakan.

TATA KELOLA PERPUSTAKAAN YANG BAIK

 Salah satu parameter kualitas kinerja perpustakaan adalah adanya tata kelola yang baik dan transparan. Tata kelola dapat diartikan sebagai cara atau metode yang digunakan oleh suatu perpustakaan perguruan tinggi untuk mendayagunakan seluruh potensi dan unsur-unsur yang dimiliki secara optimal dalam upaya mencapai visi, misi perpustakaan yang telah ditetapkan. Tata kelola merupakan upaya sistematik dalam suatu proses untuk mencapai tujuan perpustakaan perguruan tinggi. Tujuan utama dari tata kelola yang baik adalah terjadinya peningkatan kualita layanan perpustakaan secara terus menerus dan berkesinambungan. Tata kelola yang baik menjamin adanya proses kesejajaran, kesamaan, kohesi, keseimbangan peran, serta adanya peran saling mengawasi atau saling mengendalikan yang dilakukan oleh semua komponen perpustakaan terkait. Ada enam indikator untuk keberhasilan tata kelola yang baik sebagaimana yang dikembangkan United Nation Developmen Program (UNDP) yaitu:  

1. Mengikutsertakan semua komponen

2. Transparan dan bertangungjawab

3. Efektif dan adil

4. Menjamin kepastian aturan

5. Menjamin semua kebijakan didasarkan pada konsensus bersama

6. Memperhatikan pihak yang paling lemah dalam pengambilan keputusan.

Sebagaimana dikemukakan sebelumnya, selain tuntutan adanya tata kelelola perpustakaan yang baik diperlukan adanya pengendalian mutu secara terpadu terhadap semua kualitas perkerjaan di perpustakaan. Pengendalian ini sering disebut dengan istilah Total Quality Management (TQM) yang meliputi beberapa aspek seperti:

1. Etika kerja yang baik

2. Integritas yang tinggi

3. Kepercayaan

4. Pelatihan secara berkelanjutan

5. Kerja tim yang handal

6. Kepemimpinan

7. Tanggung jawab

8. Komunikasi dan kejelasan kerja yang konstruktif

Aspek-aspek tersebut bisa diumpamakan sebagai sebuah bangunan yang masing-masing aspek saling berinterakasi dan saling bersigergi. Delapan aspek tersebut secara garis besar dapat dikelompokkan ke dalam empat kelompok yaitu: (1) Foundation yang meliputi aspek integritas, etika dan kepercayaan; (2) Building Brick yang meliputi aspek-aspek pelatihan, kerja tim, dan kepemimpinan; Binding Mortar yang dalam hal ini adalah aspek komunikasi dan kejelasan kerja; Roof yang dalam hal ini adalah aspek tanggungjawab. Jika digambarkan interaksi dan sinergi dari aspek-aspek tersebut adalah sebagaimana digambarkandalam diagram nomor 2.

Diagram No 2

Delapan Elemen Pengendalian Mutu Terpadu

Untuk mewujutkan TQM salah satunya diperlukan manual mutu yang harus didasarkan pada semua aktivitas perpustakaan yang tergambarkan dalam tata aliran kerja. Manual mutu adalah dokumen yang mensinergikan antara kebijakan dan standar perpustakaan, termasuk standar pelayanan yang ditetapkan. Manual mutu merupakan aktifitas yang terkoordinasi untuk mengarahkan, mengendalikan, dan mengorganisasikan agar mutu atau standar dapat tercapai. Manual mutu pada dasarnya adalah pernyataan ringkas kebijakan, tujuan, dan proses utama. Dalam dokumen mutu terdapat empat aspek yaitu: (1) pedoman mutu (PM), panduan prosedur (PP) yang juga sering disebut dengan SOP, (3) instruksi kerja, dan (4) dokumen lain pendukung. SOP perpustakaan sebenarnya merupakan bagian dari standar mutu yang dikembangkan oleh perpustakaan.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PERPUSTAKAAN

Perpustakaan sebagai bagian integral dari suatu organisasi (pendidikan) sangat dibutuhkan keberadaannya. Untuk itu perpustakaan dituntut untuk dapat meningkatkan mutu layananannya. Sebagai bagian dari sistem informasi manajemen, perpustakaan juga harus dapat memberikan laporan-laporan yang dapat menjadi bahan keputusan manajemen organisasi. Investasi yang ditanam di perpustakaan cukup besar karena memerlukan tenaga, biaya dan sarana yang tidak sedikit. Hasilnya tidak langsung dapat dirasakan. Sering sekali investasi di perpustakaan dianggap sebagai pemborosan sehingga dana dan fasilitas untuk perpustakaan dialihkan untuk bidang lain.

Apakah SOP diperlukan di perpustakaan? Seberapa pentingkah SOP di perpustakaan? Apakah pekerjaan di perpustakaan banyak mengandung resiko? Pertanyaan ini harus dikembalikan kepada pimpinan organisasi dan pelaksana di perpustakaan. SOP di perpustakaan tidak diperlukan apabila perpustakaan tidak ingin meningkatkan mutunya atau perpustakaan tidak dianggap bagian dari sistem manajemen organisasi yang ada.

Pada dasarnya, di perpustakaan terdapat pekerjaan rutin yang dilakukan setiap hari, mulai dari seleksi, pengadaan, pengolahan, pemeliharaan sampai pada pelayanan. Agar pekerjaan-pekerjaan tersebut dapat dilakukan dengan baik maka diperlukan pedoman yang dapat memberikan tuntunan. Pedoman yang dimaksud adalah prosedur kerja yang standar atau SOP.

Salah satu tugas perpustakaan di lingkungan Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah mewujudkan visi dan misi lembaga dalam menyediakan dan memberikan pelayanan berbagai sumber informasi ilmu pengetahuan (Iptek) untuk kepentingan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Sebagai unit pelayanan informasi ilmiah terutama kepada sivitas akademika dan stake holder, perpustakaan dituntut untuk bekerja secara profesioanal dengan mengutamakan kualitas, kecepatan, kemudahan dalam pelayanan.  

Saat ini tuntutan user kepada perpustakaan semakin tinggi. Perpustakaan diharapkan tidak sekedar sebagai mediatori dalam pelayanan informasi akan juga harus mampu berfungsi sebagai penyedia fasilitas dalam penyediaan kebutuhan informasi ilmiah. Selain itu berbagai upaya untuk meningkatkan pelayanan biasanya juga dibarengi dengan penerapan teknologi informasi dengan berbagai ragam bentuknya mulai dari otomasi perpustakaan, peluncuran informasi dengan berbasis Internet, jaringan informasi baik skala lokal maupun global, penggunaan pelayanan informasi secara on-line, kemasan informasi digital dan sebagainya. Kondisi menyebabkan meningkatnya kompleksitas sarana dan prasarana pendukung layanan di perpustakaan dan juga berakibat timbulnya layanan-layanan baru di lingkungan perpustakaan dengan berbasis pada teknologi informasi.

Agar perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan user maka upaya pemanfaatan dan pelayanan informasi ilmiah di perpustakaan juga perlu didukung dengan manajemen pelayanan yang baik, salah satunya melalui pelayanan yang konsisten dan terbuka untuk diaudit. Perwujudan transparansi dan standarisasi pelayanan dapat dilakukan antara lain melalui penyusunan standar pelayanan bagi setiap jenis pelayanan dan kegiatan yang ada di perpustakaan. Proses penyusunan standar pelayanan agar lebih mudah haruslah diketahui secara pasti prosedur dari suatu jenis pelayanan. Melalui prosedur yang jelas akan lebih mudah diketahui berapa biaya yang diperlukan, waktu yang dibutuhkan, siapa saja yang terlibat, peralatan apa saja yang diperlukan, serta persyaratan apa saja yang harus dipenuhi oleh pengguna jasa pelayaan. Selanjutnya untuk menghasilkan kinerja yang sesuai dengan standar yang telah ditentukan maka diperlukan adanya rangkaian prosedur yang distandarkan. Prosedur yang standar atau lebih dikenal dengan Standard Operating Procedures (SOP) secara sederhana dapat diartikan sebagai pedoman yang menunjukkan apa yang harus dilakukan, kapan hal tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya.

Dengan demikian SOP bagi Perpustakaan menjadi penting karena dapat berfungsi membantu perpustakaan dalam memberikan pelayanan kepada sivitas akademika secara baik, konsisten, efektif dan efisien dalam hal: (1) memberikan pedoman / petunjuk bagi sivitas akademika tentang suatu prosedur pelayanan perpustakaan yang harus dilakukan, (2) menyediakan pedoman bagi semua staf perpustakaan dan pejabat perpustakaan dalam melaksanakan pelayanan rutin perpustakaan, (3) menghindari adanya tumpang tindih pelaksanaan tugas pelayanan perpustakaan kepada sivitas akademika, (4) membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan perpustakaan, (5) menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Untuk menjamin pelaksanaan pelayanan secara optimal sesuai dengan tuntutan dari visi, misi, tugas, dan fungsi perpustakaan, dipandang perlu untuk membuat suatu pedoman kerja secara tertulis dalam bentuk Standard Operating Procedures Perpustakaan.

Semua lini kegiatan di perpustakaan membutuhkan SOP. Untuk itu SOP perlu dikembangkan untuk semua kegiatan dan semua bagian yang ada di perpustakaan guna menunjang TQM di perpustakaan seperti bagian tata usaha perpustakaan, bagian kepegawaian perpustakaan, bagian sarana dan prasarana perpustakaan, bagian pengembangan koleksi, bagian pelayanan peminjaman, bagian reference, bagian serial serta bagian lainnya yang dipandang perlu.

MANFAAT SOP PERPUSTAKAAN

 Pengembangan SOP perpustakaan diharapkan dapat mengoptmalkan kinerja perpustakaan, karena pada dasarnya SOP adalah panduan kerja yang terstruktur yang dapat dipakai sebagai pengukuran kinerja. Secara umum manfaat SOP perpustakaan adalah sebagai berikut.

§ SOP dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan bagi manajemen perpustakaan.

§ SOP dapat digunakan sebagai sarana untuk menyimpan pengetahuan dan perkembangan yang diperoleh oleh perpustakaan.

§ SOP dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses pekerjaan di perpustakaan.

§ SOP dapat digunakan sebagai sarana pelatihan bagi staf yang baru sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan.

§ SOP dapat digunakan sebagai sarana untuk mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat suatu perubahan sistem di perpustakaan.

§ SOP dapat digunakan sebagai sarana audit sistem informasi perpustakaan.

§ SOP dapat digunakan sebagai sarana dokumentasi sistem informasi perpustakaan.

BEBERAPA LANGKAH DAN PENDEKATAN PENGEMBANGAN SOP

 Secara umum pendekatan yang digunakan dalam penyusunan SOP Perpustakaan menggunakan siklus penyusunan SOP yang meliputi empat tahap yaitu: (1) Analisis kebutuhan SOP, (2) Pengembangan SOP, (3) Penerapan SOP, (4) Monitoring dan evaluasi.

Diagram No2. Siklus Pengembangan SOP

Analisis Kebutuhan SOP

Dalam langkah awal penyusunan SOP akan dijelaskan mengenai analisis kebutuhan SOP untuk Perpustakaan. Selain itu juga diperlukan identifikasi faktor-faktor yang mungkin bisa mempengaruhi SOP. Kegiatan ini dilakukan melalui observasi langsung ke lapangan untuk melihat kegiatan-kegiatan pekerjaan yang dibuatkan SOP. Berikutnya dikembangkan rencana aksi atau tindak lanjut.

Dalam analisis kebutuhan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sebagai berikut:

1. Lingkungan operasional, ini meliputi beberapa hal seperti bagaimanajah lingkungan operasional di Perpustakaan apakah sederhana atauaakh komples, apakah lingkugan operasional melibatkan bebagai unit yang saling berkaitan dan saling berhubungan.

2. Peraturan perundangan dan petunjuk teknis pelaksanaan yang sudah ada atau sudah dikembangan oleh Perpustakaan.

3. Kebutuhan Perpustakaan dan stake holder, kebutuhan perpustakaan dan stake holder perlu dirumuskan secara jelas. Apakah semua unit perpustakaan sudah membutuhkan SOP dan apakah kebutuhan tersebut mendesak?

4. Adanya kejelasan proses penilaian kebutuhan. Kegiatan ini penting untuk untuk dilakukan dan merupakan gambaran kebutuhan dari lembaga tentang SOP yang akan dikembangkan. Dari sisinilah nantinya SOP akan dikembangkan. Proses penilaian kebutuhan perlu didasarkan pada beberapa aspek berikut:

§ dukungan lembaga

§ action plan

§ penilaian kebutuhan

§ daftar SOP yang akan dikembangkan

§ analisis SOP yang telah ada

§ terbitnya dokumen penilaian kebutuhan dalam bentuk laporan

Pengembangan SOP

Dalam langkah kedua akan dibahas mengenai proses pengembangan SOP, dan hal-hal yang diperlukan dalam mendukung pengembangan SOP. Dalam langkah ini perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1. Pembentukan tim untuk mengembangkan SOP Perpustakaan. Tim ini bisa terdiri dari unsur pimpinan dan unsur pelaksana dan juga unsur yang akan mengambangkan SOP.

2. Pengumpulan informasi dan identifikasi alternatif dilakukan dengan menggali informasi melalui berbagai cara seperti dengan:

§ teknik brainstroming

§ teknik focus group discussion

§ teknik wawancara

§ teknik survei

§ teknik benchmark

§ telaah dokumen

3. Analisis dan pemilihan alternatif, setelah tahap pengumpulan informasi dilakukan kemudian tim mulai analisis dari bahan yang telah terkumpul. Selanjutrnya tim akan menentukan berbabagi alternatif dari kegiatan pengembangan SOP baik yang menyangkut materi maupun cara dan bahkan sampai pada analis tentang alur yang akan dibuat.

4. Penulisan SOP

Penulisan SOP perlu dilakukan secara cermat sehingga dapat dihasilkan sebuah SOP yang bisa dipertanggungjawabkan dengan baik. Penulisan perlu mengacu pada format SOP dan memilih format mana yang akan digunakan oleh perpustakaan yang mengemebangkan SOP. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan dalam penulisan SOP adalah:

§ tingkat ketelitian

§ kejelasan dan ketepatan

§ tingkat keluwesan

5. Pengujian dan review SOP

SOP yang telah dikembangkan perlu dilakukan pengujian atau review. Langkah penguujian dan review bisa dilakukan sebagai berikut:

§ dikirmkan kepada pihak-pihak yang secara langsug terlibat (calon pengguna) dalam prosedur SOP yang dimaksud untuk memperoleh masukan. Masukan dari calaon pengguna ini sangat penting untuk dilakakukan.

§ melakukan simulasi untuk melihat sejauh mana SOP dapat berjalan sesuai dengan kondisi yang nyata. Dengan simulasi dapat diketahui berbagai kelemahan dan prosedur-prosedur yang perlu diperbaiki sesuai dengan kondisi lapangan.

§ melakukan uji coba dalam kegiatann nyata pada perpustakaan. Dengan cara ini kan diperoleh gambaran secara nyata bagimana SOP dilaksanakan dalam organisasi perpustakaan. Apakah masih perlu perbaikan dan perubahan.

§ melalukan review dari hasil uji coba untuk perbaikan SOP. Hasil review perlu dikerjakan dalam bentuk tim sehingga bisa lebih obyektif dan komprehensif.

6. Pegesahan SOP

Pengesahan SOP dilakukan oleh kepala perpustakaan atau bisa dilakukan pada tingkat rektorat. Hal ini dimaksudkan agar SOP mempunyai kekuatan yang mengikat lembaga.

Penerapan SOP

Dalam bagian ini dijelaskan tentang perencanaan implementasi, langkah-langkah yang diperlukan untuk sosialisasi SOP kepada para pengguna, pendistribusian SOP kepada pengguna, analisis kebutuhan pelatihan (jika diperlukan) serta pengembangan mekanisme pengawasan kerja. Kegiatan penerapan SOP meliputi langkah-langkah sebagai berikut:

1. Perencanaan penerapan SOP.

Perencanaan penerapan SOP perlu dilakukan secara sungguh-sungguh agar SOP yang akan dipakai dapat segera dipahami oleh staf pelaksana. Ada beberapa persiapan yang perlu dicermati antara lain:

§ berapa banyak SOP yang akan diterapkan

§ siapa yang menajdi target penerapan

§ informasi apa yang akan disampaikan kepada target

§ bagaimana cara penyebaran informasi SOP yang efektif

§ bagaimana cara pemantauan pelaksanaan

2. Distribusi kepada unit-unit

Pada tahap ini SOP muali didistribusikan ke masing-masing unit yang akan menerapkan SOP. Pendistribusian SOP harus serentak sehingga semua unit akan melaksanakan secara serentak pulan.

3. Pelatihan pemahaman SOP

§ penilaian kebutuhan pelatihan

§ pateri pelatihan

§ Pemilihan peserta

§ pemilaihan instruktur

§ kompetensi yang diharapksn dari hasil pelatihan

§ penjadwalan dan administrasi

4. Supervisi. Kegiatan ini perlu dilakukan dengan cara mengamati dan melakukan pengawasan apakah SOP sudah dilakasanakan dan seberapa jauh SOP tersebut bisa dilaksanakan dengan baik.

Monitoring dan Evaluasi

Pada langkah ini dibahas tentang mekanisme monitoring untuk melihat sejauh mana penerapan SOP dan bagaimana SOP bisa memberikan kontribusi terhadap peningkatan kinerja Perpustakaan. Sementara itu untuk evaluasi akan difokuskan pada penilaian SOP itu sendiri apakah perlu ada perubahan dan penambahan. Kegiatan ini menjadi masukan bagi Perpustakaan untuk langkah mendatang. Kegiatan ini meliputi langkah:

1. Monitoring

Perpustakaan perlu menyiapkan mekanisme monitoring kinerja dan memastikan bahwa SOP bisa dilaksanakan dengan baik. Proses ini diarahkan untuk membandingkan dan memastikan kinerja pelaksana seuai dengan masksut dan tujuan yang terdapat dalam SOP, melakukan identifikasi, permasalahan yang timbul, menentukan cara untuk meningkatkan hasil implementasi, dan atau menyediakan dukungan tambahan jika diperlukan. Monitoring harus disertai sistem pengukuran antra kinerja staf dengan kinerja yang diharapkan. Metode monitoring yang dapat digunakan antara lain berupa:

§ observasi supervisor

§ interview dengan pelaksana

§ interview dengan user

§ pertemuan dan diskusi kelompok kerja

§ pengarahan dalam pelaksanaan

2. Evaluasi

Sebenarnya secara substansial SOP akan membantu kinerja perpustakaan menjadi lebih produktif. Selain hal tersebut SOP juga dapat menjadikan perpustakaan lebih efektif dan lebih kohesif. Tidak selamanya SOP berlaku secara permanen, setiap perubahan di perpustakaan akan selalui membawa perubahan terhadap SOP yang diaplikasikan. Oleh sebab itu SOP perlu secara terus menerus untuk dievaluasi agar prosedur dalam perpustakaan selalu merujuk pada akuntabilitas dan kinerja yang optimal. Evaluasi sebagai langkah tindak lanjut dari monitoring dapat meliputi substansi SOP itu sendiri atau dan proses penerapannya. Dari sisi substansi, evaluai SOP dapat dilakukan dengan mengacu pada kepada pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:

§ sejauh mana SOP dapat mendorong peningkatan kinerja perpustakaan

§ sejauh mana SOP dapat dipahami oleh pelaksana pada semua lini di perpustakaan?

§ sejauh mana setiap staf dapat melaksanakan SOP?

§ spakah SOP yang sudah jadi masih memerlukan revisi?

§ Sejauh mana diperlukan penyembpurnan-penyempurnaan terhadap SOP yang telah diterapkan atau sejauh mana diperlukan adanya SOP baru?

§  sejauh mana berbagai masalah yang ada perpustakaan dapat diatasi dengan penerapan SOP?

§ sejauh mana SOP dapat menjawab perubahan lingkungan perpustakaan?

§ spakah SOP dapat berjalan secara sinergis antar unit yang ada di perpustakaan?

TIPE DAN FORMAT SOP

Selain berdasarkan pada siklus pengembangan SOP, perlu juga ditentukan tipe atau model SOP yang akan dikembangkan. Secara umum ada tiga model SOP yaitu

1. SOP Teknis (technical SOP)

SOP teknis disusun untuk berbagai kegiatan teknis. Model teknis biasanya banyak digunakan di lingkungan industri dan laboratorium.

2. SOP Administratis (administrative SOP)

SOP administratif digunakan untuk menyusun berbagai macam kegiatan administratif, biasa untuk menggambahan alur kerja dan prosedur kerja di kantor, untuk prosedur audit pekerjaan dna sebagainya.

3. SOP Gabungan model teknis dan model administratif.

SOP ini merupakan gabungan dari dua jenis SOP diatas. Biasanya ini digunakan untuk menemtukan prosedur kerja yang sifatnya teknis dan administratif.

Format SOP

 Ada berbagi formast SOP ada yang sangat rinci tetapi juga ada yang sederhana. Secara sederhana SOP biasanya memuat informasi yang diperlukan dan terindentifikasi sehingga praktis untuk digunakan. Informasi yang terdapat dalam SOP pada umumnya dibuat secara jelas sehingga dapat memberikan informasi bagi pelaksana. Berikut ini informasi yang ada di SOP secara sederhana.

1. Judul harus jelas dan menggambarkan aspek kegiatan yang perlu dipandu dengan prosedur kerja secara tetap.

2. Tujuan hendaknya dirumuskan secara detail dan jelas sehingga pelaksana SOP mengetahui arah kegiatan secara jelas dan hasil kari kegiatan yang dikehendaki secara jelas pula.

3. Lingkup SOP merupakan proses kegiatan, diterangkan dengan jelas dan lengkap mana yang akan diluput dan mana yang tidak.

4. Tanggungjawab dan wewenang (pelaksana dan fungsi organisasi) kemudian diidentifikasi bagian akhir dari teks yang sesuai.

5. Penyelesaian kegiatan, pada bagian ini tingkat rincian dapat berbeda , tergantung pada rutinitas kegiatan dan metode kerja yang digunakan.

6. Keterangan tentang kegiatan, tergantung pada kebutuhan organisasi, yang menerangkan proses dengan bagan atau yang sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan berikutnya harus dapat menjelaskan dan menentukan apa yang akan dilaksanakan, oleh siapa, bagian atau unit mana, mengapa, kapan dimana dan bagaimana. Pada keterangan juga harus menginformasikan kendali proses dan kendali aktifitas yang telah ditentukan. Selain itu juga menentukan dokumen yang diperlukan yang berhubungan dengan kegiatan terkait dan menentukan skema.

7. Rekaman yang berkaitan dengan aktifitas harus ditentukan dengan pasti. Metode untuk menyimpan arsip dan semua pelaporan harus dinyatakan dengan jelas.

PENUTUP

Manual mutu merupakan aktifitas yang terkoordinasi untuk mengarahkan, mengendalikan, dan mengorganisasikan agar mutu atau standard kinerja perpustakaan dapat tercapai. Manual mutu pada dasarnya adalah pernyataan ringkas kebijakan, tujuan, dan proses utama. Dalam dokumen mutu terdapat empat aspek yaitu: pedoman mutu (PM), panduan prosedur (PP) yang juga sering disebut dengan SOP, instruksi kerja, dan dokumen pendukung. SOP perpustakaan merupakan bagian dari standar mutu yang dikembangkan oleh perpustakaan.

Secara umum penyusunan SOP meliputi empat tahap yaitu: analisis kebutuhan SOP, pengembangan SOP, penerapan SOP, monitoring dan evaluasi. Keempat tahap tersebut dilakukan secara beurutan sehingga dapat menghasilkan SOP yang sesuai dengan kebutuhan lapangan untuk menunjang kelengkapan manajemen mutu terpadu di perpustakaan

Daftar Pustaka

Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. 2006. Panduan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi SPM-PT Bidang Akademik. Jakarta: Depdiknas

Edelman, Mark. 2003. Writing and Editing SOPs and the Technical Writer. New York: Metro Chapter

Imai, Masaaki. 1998. Gemba Kaizen: Pendekatan Akal Sehat, Berbiaya Rendah pada Manajemen. Jakarta: Yayasan Toyota-Astra Motor dan Penerbit Lembaga PPM

Indonesia. Lembaga Administrasi Negara. 2005. Penyusunan Standard Operating Procesures (Prosedur Tetap). Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.

Padhi, Narayantra. 2007. The Eight Elements Of TQM. http://www.isixsigma.com/library/content/c021230a.asp. Download 20 April 2007

Quality Guidance for Preparing Standard Operating Procedures (SOPs) E A QA/G. Tersedia di www.epa.gov/quality. Download 5 Mei 2006.

Standard Operating Procedure Development. Tersedia di http://www.unisa.edu.au/ohsw/procedures/standardoperatingproce.asp. Download 12 Maret 2007

Univeristas Negeri Malang. 2006. Prosiding Seminar dan Lkakarya Pengembangan dan Implementasi SOP dan Manual Mutu dalam Menjamin Mutu Akademik – Tanggal 13 Maret 2006. Malang: Universitas Negeri Malang

Universitas Indonesia. 2003. Manual Prosedur Operasional Standar Perpustakaan Universitas Indonesia.  Depok: UPT Perpustakaan Universitas Indonesia

Writing Procedures: How to Document your Quality System Effectively. Manchester, The National Computing Centre, 1995

Safecom Inc. 2007. Writung Guide for Standard Operating Procedures. Home land Security.

Catatan: artikel ini pernah dimuat pada Jurnal FKP2T Tahun 2 (1) Juni - 2007